Comment fonctionne une agence de voyage ?

agence de voyage

Une agence de voyages est un établissement intermédiaire entre les créateurs de voyages, les prestataires de service de l’industrie hôtelière. et les tour-opérateurs.

Nous allons traiter et donner ci-après des informations utiles aussi bien aux professionnels qu’aux voyageurs sur le rôle des agences de voyages et leur fonctionnement pour asseoir la tranquillité de ceux qui se proposent de recourir aux services des agences de voyages.

Création d’une agence de voyages, le rôle de ces établissements

En premier lieu, choisir la forme juridique et ensuite établir les documents y afférents consignant le ou les responsables statutaires ou non, pour la signature sociale. Ensuite, procéder aux formalités de création et d’enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Pour les agences de voyages, le code APE est le 79.11 Z. Vous disposerez de plus de précisions en suivant ce lien.

Ensuite, demandez l’immatriculation de l’affaire au Registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours. Cette étape est indispensable pour ouvrir une agence de voyage et nécessite la production d’une garantie financière fournie par les assurances, les établissements de crédit…, ainsi qu’une assurance responsabilité civile et professionnelle. La demande complète est à adresser à la commission d’immatriculation d’Atout France. En cas d’accord, cette dernière est valable 3 ans renouvelables 2 mois avant échéance.

D’autres obligations encadrent le métier dont 

· Des obligations d’information pré-contractuelles et/ou contractuelles;

· L’identité du transporteur aérien;

· La mention de l’immatriculation au Registre des Opérateurs de voyages et de séjours sur tous les documents externes et publicité;

· Obtenir l’agrément des compagnies aériennes via IATA (International Air Transport Association) pour distribuer les billets des compagnies aériennes, de la SNCF ou autres compagnies ferroviaires pour les réservations par train;

· Tenir à tout moment les livres à la disposition des agents habilités;

· Respecter la règlementation ERP pour des bureaux ouverts.

Ouvrir une agence de voyage est un véritable parcours de combattant et il faut de la persévérance. Quel est donc son rôle?

Informer le voyageur avant tout et servir d’intermédiaire auprès des prestataires

L’exploitation d’une agence de voyages comprend trois grands départements bien distincts: le commercial, le back-office, la comptabilité. Le premier revêt une importance capitale, dont dépend le reste. L’équipe commerciale doit être pointue. Un comportement avenant pour attirer le client. L’accueil est le premier geste à soigner. Quelqu’un reçu avec le sourire et des égards sera mieux disposé à écouter ce qu’on veut lui dire. Soigner l’accueil est donc un premier point à marquer pour accrocher. Ensuite, le rôle premier étant d’informer, des connaissances étendues et vérifiées sont indispensables. Ne jamais oublier que le meilleur discours porte sur des sujets qu’on maîtrise. Connaître parfaitement les destinations vendues est obligatoire. Orienter le client sur les séjours phares de l’agence est de bonne politique. Le commercial doit connaître les aspirations et les attentes du client pour être efficace. Une bonne capacité d’écoute et un sens de persuasion sont favorables aux affaires. Avec cette fonction d’information, l’équipe marketing sera également une médiatrice pour la réservation, la distribution et la vente des destinations. Et, c’est valable pour les différents types de fournisseurs. Le prestataire fournit les informations idoines sur ses produits que l’agence s’engage à promouvoir et vendre. Suivant le prix indiqué par le fournisseur qui sera reversé après déduction des commissions. L’intermédiation de l’agence est profitable aux deux parties. Les commerciaux en front-office sont le fer de lance de ces établissements.

 

La recherche de la qualité incontournable, la comptabilité

Si les tâches de ceux qui sont au front sont bien définies, celles du back-office ne sont pas entre autre négligeables. La recherche de la compétitivité, de l’excellence, demande un travail de tous les instants. N’oubliez pas que le tourisme est un secteur vraiment sensible et fluctuant et que seules les meilleures offres qualité/prix peuvent gagner. De plus, les commerciaux auront plus d’atouts pour allécher les voyageurs. L’amélioration servira aussi bien le prestataire que l’agence. Il est donc stratégique pour l’agence que son objectif qualité aille de pair avec celui des prestataires. Et c’est un volet incontournable et majeur.

Pour la tenue de la comptabilité, se faire aider par les logiciels dédiés est bien recommandé. L’obligation de tenir à jour les livres, connaître ponctuellement la trésorerie est cruciale. Les règlements des compagnies aériennes ne souffrent d’aucun incident, aussi minime soit-il, et, quel que soit le volume d’affaires traité. Le risque est la suspension ou le retrait des agrégants de l’IATA qui signifie cessation des activités. L’équipe chargée de la comptabilité d’une agence doit donc être solide avec des compétences solides et confirmées.

Ouvrir une agence de voyage en ligne

L’avancée de la technologie a favorisé les agences en ligne. Elles ont un bureau où elles exercent et exposent leurs produits sur le web. Les destinations et les services sont portés à la connaissance des clients grâce à un navigateur internet qui donne accès au catalogue et photos des destinations promues.

Ouvrir une agence de voyage est donc une forme de création d’une entreprise commerciale chargée de vendre des voyages et des prestations relatives au secteur: tourisme, affaires, séjours… Elle est l’intermédiaire entre le prestataire et l’acheteur. À l’heure actuelle, il est possible de voir des agences spécialisées dans les voyages de vos rêves, aussi spécifiques soient-ils. Avec la concurrence débridée, les propositions sont illimitées et trouver des nouveautés est le challenge de tous. De bonnes agences de voyages foisonnent. Mais certes, vous trouverez bien une qui vous satisfera.

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